Meldefristen für Kassensysteme

• Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme. 
• Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
• Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind. 

Künftige Meldepflichten für Änderungen

Nach der erstmaligen Meldung deines elektronischen Aufzeichnungssystems musst du folgende Änderungen dem Finanzamt mitteilen:

Änderungen der Systemdaten

• Wenn du ein neues elektronisches Aufzeichnungssystem anschaffst, musst du dies innerhalb eines Monats nach der Anschaffung melden.
• Bei Änderungen der Art des verwendeten Systems oder der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ebenfalls eine Meldung erforderlich.

Standortwechsel

• Wenn du das System an einem anderen Standort oder in einer anderen Betriebsstätte einsetzst, muss dies gemeldet werden.

Außerbetriebnahme

• Die Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems muss ab dem 1. Juli 2025 innerhalb eines Monats gemeldet werden

Wichtige Hinweise zur Meldung

• Alle Meldungen müssen elektronisch über "Mein ELSTER“ oder eine Drittanbietersoftware via ERIC-Schnittstelle erfolgen.
• Bei jeder Meldung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu übermitteln sogenannte "Bruttomethode“.
• Für jede Betriebsstätte ist eine separate Meldung erforderlich

Besonderheiten bei der Abmeldung

• Bei der Abmeldung von Systemen, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wurden, besteht nur dann eine Meldepflicht, wenn zuvor eine Anmeldung erfolgt ist
• Die Abmeldung aller bisher im Betrieb eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme kann mit einer Gesamtmeldung je Betriebsstätte erfolgen, ohne jedes einzelne System aufführen zu müssen

Fristen

• Änderungen und Neuanschaffungen ab dem 1. Juli 2025: Meldung innerhalb eines Monats
• Außerbetriebnahmen ab dem 1. Juli 2025: Meldung innerhalb eines Monats.

Bitte beachte, dass diese Meldepflichten auch für geleaste oder gemietete Systeme gelten.

Diese Informationen solltest du in der Vergangenheit von dem Hersteller bzw. Verkäufer oder Leasinggeber deines Kassensystems erhalten haben.

Es ist ratsam, alle Änderungen an deinem elektronischen Aufzeichnungssystemen sorgfältig zu dokumentieren, um die fristgerechte Meldung sicherzustellen und die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu gewährleisten.